Planowanie i organizacja, zarządzanie czasem.....

O okiełznaniu czasu własnego, rodzinnego, zawodowego, o radzeniu sobie z dużą ilością czynności, koordynacją planów, ustalaniem priorytetów, nadchodzącymi zmianami.... O moich narzędziach / gadżetach, których używam do ogarnięcia się z tym tematem. Jak widać jest to temat wielowątkowy, rozwojowy, mam wrażenie że nie do wyczerpania. Z pewnością sztuka planowania to nie banał. Do napisania o planowaniu i zarządzaniu moim / naszym rodzinnym czasem chyba w końcu dojrzałam. Piszę i piszę. Post coraz dłuższy i końca nie widać. Mam nadzieję, że Was nie znudzę.

Początek roku to dla mnie czas, gdy mam czas.

Niestety ten czas się kończy, bo idzie wiosna, lato, sezon ślubny, sezon na sesje prywatne, sezon na setki godzin spędzonych na obróbce zdjęć.... Sezon na stres, poczucie że nie wyrabiam na zakrętach, sezon na słoneczne cudne letnie dni spędzone w domu przed monitorem.... a nie z rodziną na plaży, czy działce. Sezon na niezadowolonego i stęsknionego męża oraz dzieci domagające się mamy.

Nie, nie, ja nie narzekam. Mam wspaniałą rodzinę, męża, który bierze na siebie cały dom, gdy ja włóczę się po weselach { Nie wiem czy tylko ja jestem taką szczęściarą, bo często spotykam osoby, przeważnie kobiety, które wyrażają swoje ogromne zdziwienie że mogę zostawić dom i trójkę naszych małych jeszcze dzieci pod opieką ich taty/mojego męża. A do tego na niemal całą dobę.} Więc mam wspaniałą rodzinę, super pracę, która sprawia mi ogrom radości i satysfakcji, pomaga realizować się zawodowo poza domem. Moja praca jest tak wspaniała, że po prostu pochłania mnie zbyt mocno. Za dużo ślubów, za dużo sesji prywatnych, za mało czasu dla rodziny. Wówczas zaczyna się problem. Zgrzyta.

Miewałam takie sezony, że w kalendarzu było ponad 30 ślubów. Cieszyłam się że byłam tak rozchwytywana i zanim zaczynał się ten morderczy maraton moja potrzeba uznania i autonomii była zaspokojona. Do czasu. To była zdecydowanie przesada. Nikt na tym w końcu nie wychodził dobrze. Ani ja, ani moja rodzina, w końcu klient również. Bo mimo kilkutygodniowego terminu realizacji, nie byłam w stanie dotrzymać naszych ustaleń. Nie wpływało to dobrze na mój wizerunek. Byłam zmęczona i doszłam do momentu, gdy sięganie po aparat stało się przymusem, nawet naładowanie baterii i zrzucenie zdjęć z kart odkładałam na ostatnią chwilę... Pracoholizm? Kryzys? Wypalenie zawodowe? Już? Tak szybko? Gdy znalazłam się już pod przysłowiową ścianą przyszedł czas na chwilę refleksji. Co robię źle? Jak to zmienić? Rzucić pracę, fotografię? { takie myśli też miewałam } 

Co więc było nie tak? Nie trzymałam się zaplanowanych celów, zapomniałam o ustalonych priorytetach. Tłumaczyłam sobie, mężowi, że przecież pieniądze są nam potrzebne.... Pieniądze.... Potrzebne są, ale może w inny sposób je zdobyć?

Kiedyś zaczynając swoją przygodę z fotografią komercyjną miałam takie marzenie, cel. Dotrzeć do takiego momentu, by pracować mniej za więcej. Okazuje się, że ten cel miałam cały czas gdzieś z tyłu głowy. To cel, którego przypomnienie, pozwoliło mi przetrwać kryzys, zrewidować ilość pracy jaką wykonuję. Zainspirowana również lekturami e-booków fotograficznych "Pięknografii" odważyłam się na to, by ten cel zrealizować, podwyższyć ceny, zmniejszyć ilość sesji. Nie obyło się to jednak bez wnikliwej analizy ekonomicznej firmy i naszej rodziny. { Pięknografio dziękuję Ci !!! Wasz e-book "Jak wycenić usługę fotograficzną" trafił idealnie w czasie w moje potrzeby! Polecam nawet osobom nie związanym z fotografią.} Realizacja tego celu pozwoliła na nowo przywrócić właściwe miejsca moim/naszym priorytetom. Ten proces ciągle trwa, to tak jak przeciąganie liny - będzie mnie więcej dla rodziny czy dla klientów?

A czemu w ogóle to dostrzegłam? Bo miałam czas, zatrzymałam się, bo miałam wolną głowę (nie powiem, że pustą, hehe) nie byłam zmęczona, miałam siły przede wszystkim mentalne do tego by rozpocząć zmianę. Ten wolny czas wynikał z tego, że urodziłam Frania. I z tego, że opieka nad nim i moja obecność dla niego to jest obecnie priorytet. Mimo, że nie miałam jako takiego urlopu macierzyńskiego i cały czas prowadzę działalność, realizuję sesje, to ich ilość jest o wiele mniejsza. Odetchnęłam, nabrałam dystansu - z daleka kąt widzenia i perspektywa są szersze.

Czy znacie to uczucie/wrażenie, że macie coś do zrobienia, ktoś o coś prosił i nie pamiętasz? Taki dziwny niepokój? Że jest tyle drobnych rzeczy do wykonania i nie wiesz jak zacząć, że niemożliwe jest ich wykonanie? Odkładasz coraz więcej rzeczy na potem? 

Skoro proces ustalania celów, priorytetów już trwa i idzie ku lepszemu, to jak sobie pomóc by o nich nie zapominać? W naszym prywatnym życiu ostatnio nastąpiły ogromne zmiany. Poza narodzinami naszego cudownego Frania, mąż niedawno zmienił stanowisko w pracy {na takie gdzie godziny są zmienne}, podjęliśmy decyzję o zakupie domu i mimo zmniejszenia ilości sesji to pracy nadal jest tyle, że pamięć nie wszystko ogarnie. Trzeba skoordynować wiele wątków, czasem czynności banalnych, od odpisania na maile, zamówienie zdjęć, wklejenie ich do albumu, nagranie płyty, obróbkę zdjęć, zapłacenie rachunków, posty na bloga, publikacje sesji, zajęcia starszych dzieci, edukację domową Antka, rehabilitację Frania (urodził się jako dziecko niesłyszące), zaplanowanie sesji, zapewnienie opieki dzieciom, sprzedaż mieszkania, przeprowadzkę, projektowanie i wykańczanie wnętrza domu.... mogłabym tak długo.  I tu z odsieczą przychodzi planer i kalendarze. Nie pomyliłam się pisząc o kalendarzach w liczbie mnogiej. 

Przez wiele lat używałam wyłącznie kalendarza książkowego formatu A5. Zaglądając do nich teraz ( jeszcze je mam, hehe) widzę, że są puste. Przydatne są dwie strony, do których wracam za każdym razem gdy sprawdzam moją dostępność po zapytaniu o termin i zakreślam zajęty dzień. Mianowicie to roczne kalendarium / kalendarz skrócony na obecny oraz następny rok. Zapisany jest również każdy dzień, w którym miałam reportaż ślubny lub sesję.  Sporadycznie są jakieś notatki, informacje o rozliczeniach, itp. Za każdym razem używałam tak naprawdę jedynie 10% kalendarza! Pod koniec ubiegłego roku  standardowym kalendarzom książkowym powiedziałam NIE. Trafiłam na stronę Projekt Planner i na bloga, kopalnię inspiracji o planowaniu. Zachwyciło mnie to tak bardzo, że kupiłam miętusa od nich. W komplecie było kilka wkładów, z których używam tylko planu dnia, notatek i czasem rozliczeń. Dokupiłam już skądinąd nieszczęsny wkład/kalendarz A5. Zrobiłam to, bo zapomniałam czemu tak naprawdę zrezygnowałam z kalendarza na rzecz planera i że nie potrzebny mi kalendarz z całą stroną na każdy dzień oraz z niewiedzy na temat tego czym jest planer i że to nie to samo, co kalendarz. W czasie świąt Wielkanocnych, przyjrzałam się na nowo zawartości planera. Zastanowiłam się jeszcze raz co mi jest potrzebne i co ja w ogóle zapisuję. Wyrzuciłam kalendarz, przekopałam internet w poszukiwaniu kalendarium do druku na ten rok i na kolejny. Na podstawie analizy moich notatek wydrukowałam wkłady "Do zrobienia/Do kupienia", oraz kalendarz na każdy miesiąc z miejscem do robienia nieco bardziej szczegółowych notatek. Ponieważ lubię ładne rzeczy, zamówiłam od Joasi Martul  ręcznie robione, kolorowe przekładki do poszczególnych miesięcy i części planera. 

I wygląda to teraz tak:

- otwieram planer i od razu jest kalendarium - szybko jestem w stanie sprawdzić, czy termin mam zajęty, czy wolny,

- kolejne części planera to poprzedzony kolorową przekładką plan miesiąca z miejscem na notatki,

- za planem miesiąca jest kilka, maksymalnie 5 kartek "Plan dnia" z datą do wpisania oraz godzinami. 

Tu zapisuję plan dnia ślubu moich klientów oraz gdzie, o której i pod jakim adresem mam się pojawić,

- po wszystkich miesiącach jest część "Do zrobienia / Do kupienia"

- następnie jest część "Notatki"- zapisuję tu różności, jakieś odleglejsze plany, przemyślenia, itp

- na samym końcu część "Rozliczenia".

 I teraz mogę śmiało napisać, że to jest mój planer. Jest prosty, czytelny, znajdę w nim tylko to co potrzebne,  a do tego pięknie wygląda i nie jest nudny. Lubię do niego zaglądać, robić w nim  kolorowe notatki, zapisywać wydarzenia. Planowanie w taki sposób jest dla mnie atrakcyjne i  przyjemne, a do tego relaksuje. Całe to "zamieszanie" z planowaniem i planerem wpisuje się mocno w moje postanowienie o systematyczności, o którym pisałam tu.

Ale w naszym domu są jeszcze inne kalendarze. Ja dodatkowo wszystkie terminy z planera wpisuję do kalendarza w chmurze icloud. Nawet jak nie mam planera, czy telefonu, a jest dostęp do internetu, to mogę sprawdzić dostępność terminów. A do celów rodzinnych używamy wspaniałego rodzinnego kalendarza  MamyKalendarz. Jest to rodzinny planner tygodniowy, stworzony dla dorosłych oraz młodszych i starszych dzieci. Każdy z członków rodziny ma tu swoją kolumnę i dużo miejsca do wpisywania. Pierwsza strona tego kalendarza to przezroczysta nakładka, na której foliopisem lub naklejkami można zaznaczyć stałe zajęcia i powtarzające się wydarzenia, jest też lista zakupów do wyrywania i wiele innych fajnych rozwiązań, których nie da się spotkać w zwykłych kalendarzach wiszących. W Mamy Kalendarzu zapisujemy nasze wspólne oraz indywidualne plany, tu też zaznaczam swoje fotograficzne terminy. Bardzo cenię ten kalendarz za to, że każdy z członków rodziny szybko może sprawdzić plany całej rodziny. Również dzieci dużo łatwiej zaangażować w planowanie. Bardzo zachęcam, zajrzyjcie na stronę Mamy Kalendarz na fejsbuku.